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El documentalista en la empresa

Las últimas décadas llevan implícitos unos constantes cambios tecnológicos y sociales, a los que se les ha asociado un aumento en la producción de documentación (en papel o electrónica); esto, unido al incremento de la demanda informativa por parte de los usuarios (clientes), hace que en una empresa se haga imprescindible la presencia de un documentalista.

El documentalista es la persona encargada de la gestión documental. La gestión documental es el conjunto de tareas encaminadas a describir, clasificar, ordenar y, en definitiva, a gestionar los documentos de una compañía con la finalidad de recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible.

La información y la documentación de que dispone una empresa será la base para la generación de conocimiento. El fin documental de una empresa es la implantación de los cauces necesarios (herramientas, servicios, aplicaciones, personas, etc.) que ayuden al personal a localizar la información demandada en el menor tiempo posible.

Las tareas básicas de un documentalista dentro de una empresa son las siguientes:

  • Puesta en marcha de servicios de información y gestión de la documentación.
  • Selección, adquisición, análisis, localización y/o recuperación de la información dentro de la empresa.
  • Mejora de los flujos documentales e informativos con el fin de buscar la productividad empresarial (eficiencia, eficacia y calidad).
  • Asesoramiento informacional.
  • Localización de fuentes secundarias relevantes para la empresa.
  • Creación de nuevos contenidos (boletines, resúmenes documentales, informes, etc.).

En cuanto a las habilidades básicas del documentalista destacan las siguientes:

  • Conocimiento de la organización, su misión y sus objetivos.
  • Aprendizaje continuo y búsqueda de la innovación.
  • Capacidad de síntesis y resumen documental.
  • Trabajo en equipo y multidisciplinar.
  • Previsión de las necesidades informativas de la empresa y adelantarse a ellas (vigilancia tecnológica, informativa y documental).
  • Conocimiento de las fuentes documentales relacionadas con la finalidad de la empresa.
  • Habilidades comunicativas internas y externas (web social).
  • Búsqueda de la calidad empresarial.
  • Conocimiento del ciclo de vida de los documentos con la finalidad de custodia y expurgo.

María García ©Taller Digital de la Universidad de Alicante

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